仕事・キャリア
職場の「何でも屋」で終わりたくない。日々の困りごとを直す仕事を、伝わる実績に変えるには
困ったことがあれば呼ばれ、手順を直し、新しい人に教える。役に立っているはずなのに、職務経歴書には何と書けばよいか分からない。頼まれる仕事ばかり増えて、次につながっている感じがしないことがあります。 業務の改善を日常的に担う人と、頼まれごとが自分の担当になってしまった人の相談から、経験の残し方を考えます。引き受ける量を増やす前に、何を変え、どこまで担ったかを具体的にしてみます。
1.「何でもしています」では、仕事の中身が伝わりにくい
事務や顧客対応をしている相談者は、説明文の修正や手順書の作成など、肩書きに収まらない仕事が増えていると書いていました。分かりにくい点に気づき、周りが困らないようにすることは得意でも、次にどんな仕事を探すか迷っています。
何でも頼まれる人の仕事は、起きた問題ごとに呼ばれるため、共通点をまとめにくいのかもしれません。新人に使い方を教えることと、顧客向けの説明を直すことも、表面上は違います。しかし、どこで相手がつまずき、どうすれば自分で進められるかを考える点は重なります。
職種の名前を先に決めるより、最近の一件を取り出してみます。誰が何に困り、何を調べ、何を変え、その後をどう確かめたか。出来事の流れが見えると、自分が担っている作業を人にも説明しやすくなります。
2.改善前と改善後を、確かめられる形で残す
この相談には、職務経歴へつなげるための具体的なコメントがありました。
基本的には業務運営やビジネス分析ですが、突破口は「何でも直しています」を、改善前と改善後の証拠に変えることです。うまくいっていなかった業務、変えたこと、測れる成果を、実績メモとして少しずつ残してください。問い合わせの減少、導入期間の短縮、引き継ぎ回数の削減など、何でもいいです。そうすると、漠然と役に立っている状態を、採用する側が理解できる職務経歴にできます。
ここで大切なのは、数字を付ければ立派な実績になるということではありません。「問い合わせが減った気がする」を、根拠のある減少率に変えてよいわけでもありません。何を観察でき、何はまだ測れていないかを分けて残します。
たとえば、新人から同じ質問が続いたので手順書に画面例を追加したなら、困っていた点と自分の作業は説明できます。質問が減った数を調べていなければ、減少率は書かず、追加した内容や確認を受けた範囲を示す方法があります。これは記録の考え方の例です。
また、チームで変えた仕事を自分一人の成果にしないことも大切です。自分が問題を整理したのか、案を作ったのか、承認後の導入を担当したのかまで分けると、次にどの役割を任せられるかが具体的になります。
3.今の職場で学ぶなら、案件と担当範囲を相談する
次の経験を増やす方法については、今の職場で正式な役割を求める提案もありました。
事務やカスタマーサポートにそれほど時間を取られていないなら、もっと大きな案件に関わり、その中で正式にアナリストの仕事をさせてもらえないか相談します。要件の聞き取り、業務フローの文書化、機能設計などに関わりたいと伝えてみてください。
このコメントには、今の業務に余地があるなら、という条件が付いています。すでに手いっぱいなのに、新しい経験のための仕事をさらに積むと、振り返る時間も学ぶ時間もなくなるかもしれません。
相談するなら、「何でも手伝います」から一歩進めて、経験したい工程を一つ示します。たとえば、困りごとの聞き取りから関わりたい、導入後の確認まで担当したい、といった形です。その工程を誰のもとで学び、どこで確認を受けるかも合わせられます。
大きい仕事でなければ経験にならない、と考える必要もないでしょう。小さな改善でも、提案から実施後の確認まで一度通して担当すると、自分がどこを得意とし、どこで助けが必要かを確かめられます。案件の規模より、役割と振り返りがあるかを見ます。
4.実績を増やすことと、頼まれごとを増やすことを分ける
追加業務が当然の担当になったという別の相談には、仕事量を具体的に調整する言葉がありました。
信頼性が信用や機会につながらず、無報酬の仕事だけが増えるようになった瞬間に、線を越えています。追加業務を、使える時間と労力の問題として扱いましょう。「Xを来週へ回すなら、その仕事を引き受けられます。どちらがよいですか？」。どの追加業務が報酬や肩書きに反映されるのか、上司にも明確にしてもらってください。
前半はこの人の線引きの考え方であり、職場の実情を確かめた結論ではありません。ただ、「頑張れば何かにつながるはず」と期待するだけでなく、何が役割や評価へ反映されるかを確認する視点は持てます。
- 困っていた状態、自分がしたこと、確認できた変化を残す。
- 自分の担当と、チームや承認者の担当を分ける。
- 次に経験したい工程と、確認してもらう相手を決める。
- 新しい業務を加えるなら、今の優先順位も合わせて相談する。
たとえば、手順書を作るだけでなく利用者への聞き取りにも関わりたい場合、「今週の通常業務を何から減らせるか」「完成の確認を誰がするか」まで相談する例があります。役割の変更を、本人の善意だけで支えないためです。
転職へ向けて整理する場合も、求人の名前だけで自分に合うと決めず、実際に求める作業と照らし合わせます。調整が中心か、分析が中心か、説明を書く仕事が中心かで、残す事例は違います。経験を同じ一文ですべてに売り込むより、担当内容に合う事例を選びます。
成果物を例として残すときは、社内の情報や顧客情報を外に持ち出さないことが前提です。実物を公開できなくても、問題、進め方、自分の担当、確かめた結果を、共有できる範囲で説明することは考えられます。
5.便利な人から、何を任せられる人かへ言葉を変える
日々の改善を経験へつなぐには、もっと多くの問題を抱えるだけでなく、したことを振り返り、役割を確認する時間が必要です。自分の得意な工程が分かれば、次に増やしたい経験も選びやすくなります。
まずは最近直した一件を、改善前、自分の行動、確認できた変化の三つに分けてみる。そこで足りない経験が見えたら、何を新しく任せてほしいかを相談する。その順番で、何でも屋という大きな呼び名を、伝わる仕事内容へ変えてみてください。