担当なのに、同僚が自分を飛ばして上司に聞く。連絡の窓口をどう戻す？

1.軽く扱われた気持ちと、実際の往復を整理する

相談者が説明している最中に、その資料について上司へ質問が送られていたそうです。上司は仕事の背景を知らないため、相談者へ確認します。判断の理由を説明した後にも、上司に確認するよう求められています。担当なのに直接聞いてもらえないことへの戸惑いは、無理もないでしょう。

ただ、相手が自分を軽視しているかどうかは、このやり取りだけでは決まりません。担当が周囲に伝わっていないのか、最終承認者を確認したいのか、以前の連絡先を使い続けているのか。動機を当てるより、どんな質問がどこへ届き、何度取り次がれているかを確かめると、直す場所が見えます。

2.上司が取り次ぐだけなら、返事の仕方もそろえる

問題は二つあります。 1. 上司の協力が必要です。率直に話して、プロジェクトの質問はあなたへ直接回してもらいましょう。メールなら、あなたをCCに加えて全員に返信し、回答を依頼するのが一般的だと提案できます。電話や対面だと少し難しいですが、まずあなたに聞いたか確認してもらえばいいです。 2. その人たちに対して、あなた自身も意思を示す必要があります。けんか腰になる必要はありませんが、その行動を具体的に取り上げ、プロジェクトの質問や懸念はまずあなたへ伝えてほしいと頼みましょう。上司の関与が必要なら、あなたから確認し、答えを持ち帰ると伝えるんです。

自分から窓口を案内しても、上司が毎回代わりに答えていれば、相手にはその経路が便利なままです。上司にも、『詳しい回答は担当から行う』という扱いでよいかを先に確認したいところです。個人のお願いを増やすより、チームとして同じ流れを作るほうが、問い合わせる側も迷わずに済みます。

たとえば上司の返信で『担当を宛先に加えました。作業内容はこちらから説明します』と共有してもらう。その後は担当者が全員へ回答する。取り次ぎの事実が見えるので、次の問い合わせ先も伝わります。上司の受信箱の裏で、担当者だけが回答を作り続ける状態を減らす工夫です。

3.担当窓口を決めても、異議や確認は閉じない

別のコメントは、上位者へ確認を求めることまで一律に止める点に疑問を示していました。

それに、プロジェクトの意思決定には上位者に確認を求める仕組みがあります。あなたの判断が最終決定ではない以上、上司やプロジェクトの責任者に見直しを求めることはできます。変えられないことは受け入れるのをおすすめします。

この投稿から、実際の最終決定権が誰にあるかは断定できません。それでも、担当への事実確認と、判断を見直してほしいという相談を区別する視点は役立ちます。『まず私へ』を『私に反対してはいけない』にしてしまうと、必要な確認まで言い出しにくくなります。

4.質問の種類ごとに、行き先を短く示す

案内の例です。『資料の内容や進捗の質問は私へお願いします。費用や方針を変える判断が必要な場合は、上司も含めて確認します』。窓口と権限を一緒に示すと、相手が欲しいのが情報なのか、承認なのかを話しやすくなります。いつまでに答えられるかも添えられると、上司へ急いで聞き直す理由を減らせるかもしれません。

同じ往復が続くなら、『先週、この質問が上司から私へ転送され、回答まで一日余分にかかりました』と具体的に伝えられます。『なぜ私を信用しないのか』と問うより、変更してほしい行動が分かる説明です。相手に不満がある場合は、その中身を聞く余地も残します。

5.守りたいのは、自分の面子より仕事の流れ

窓口の整理ができれば、担当者が情報を持ち、上司は必要な判断に関わるという流れを作れます。上司を飛ばすなと命じる話でも、上司へ相談するなと遮る話でもありません。問い合わせの中身に応じて、適切な人へ届くようにする話です。

まず上司と、日々の質問と判断の相談をどう受けるかをそろえる。そのうえで、関係者へ一度、具体的に案内する。同じ説明を何度も個人で繰り返す前に、返事の経路を変えられるか試してみたいところです。